E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was Selbstständige jetzt vorbereiten müssen
Die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft ist beschlossene Sache, sie kommt nur gestaffelt. Empfangen muss jedes Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 – ausnahmslos, auch Kleinunternehmer. Die Pflicht zum Versenden greift erst später, dafür in zwei klar datierten Stufen. Wer jetzt umstellt, hat den Vorteil, es in Ruhe tun zu können.
Der Fahrplan in drei Stufen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Stufe kennt keine Ausnahme – sie betrifft auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Vermieter mit umsatzsteuerpflichtiger Vermietung und Nebenerwerbsselbstständige.
Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungssteller im B2B noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF abrechnen. Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz – sie müssen dann E-Rechnungen ausstellen. Für alle darunter läuft die Übergangsfrist noch ein Jahr länger, bis Ende 2027.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht unabhängig vom Umsatz für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Umsätze an Privatkunden – im B2C ändert sich nichts.
Was als E-Rechnung zählt – und was nicht
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Der Gesetzgeber verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell auslesbar ist. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den passenden Profilen – ein Hybrid, bei dem die strukturierten Daten in einer PDF-Datei eingebettet sind.
Der praktische Unterschied: ZUGFeRD sieht für Menschen wie eine gewohnte Rechnung aus und lässt sich zugleich automatisch verbuchen. Für Selbstständige, die ihren Kunden nichts Ungewohntes zumuten wollen, ist das meist der bequemere Weg.
Für den Empfang genügt formal ein E-Mail-Postfach. Wer die eingehenden XML-Dateien aber nur ablegt und weiterhin per Hand abtippt, verschenkt den eigentlichen Nutzen. Sinnvoll ist ein Buchhaltungstool, das die Datei einliest, prüft und mit dem Zahlungseingang abgleicht.
Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein
Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden mit dem Jahressteuergesetz dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF abrechnen – die Zustimmung des Empfängers vorausgesetzt.
Die Empfangspflicht gilt für sie trotzdem seit 2025. Wer als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erhält, kann sie nicht mit dem Hinweis auf den eigenen Status zurückweisen. Fehlt die technische Möglichkeit zum Empfang, bleibt der Vorsteuerabzug beim Empfänger dennoch angreifbar – und das ist ein Risiko, das sich mit wenig Aufwand beseitigen lässt.
Wer die Kleinunternehmerregelung möglicherweise verlässt, sollte den Wechsel mitdenken. Mit dem Überschreiten der Umsatzgrenzen fällt die Befreiung weg, und dann greift der reguläre Fahrplan.
Was das Geschäftskonto damit zu tun hat
E-Rechnungen entfalten ihren Nutzen erst, wenn Rechnung und Zahlung zusammenfinden. Genau hier unterscheiden sich Geschäftskonten deutlich: Anbieter mit integrierter Rechnungsstellung erzeugen die E-Rechnung direkt aus dem Konto heraus und ordnen den Zahlungseingang automatisch zu. Andere setzen auf Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware.
Die drei Fragen, die vor einem Kontowechsel zu klären sind: Erstellt oder importiert das Konto strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD? Gibt es einen sauberen Export für die Steuerberatung, in der Regel im DATEV-Format? Und lassen sich Belege revisionssicher archivieren – Buchungsbelege sind seit 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren.
Für Selbstständige mit wenigen Ausgangsrechnungen im Monat reicht ein einfaches Konto plus separates Rechnungstool. Wer dagegen dutzende Rechnungen stellt und Mahnwesen betreibt, spart mit einem integrierten Angebot spürbar Zeit – und die Zeitersparnis übersteigt die Kontogebühr meist schnell.
Checkliste: Was bis Jahresende zu tun ist
Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Falls ja, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 versenden können – die Umstellung gehört dann in die Planung für das laufende Jahr, nicht ins nächste.
Klären Sie zweitens den Empfang: Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge, die nicht an einer Person hängt, und ein Tool, das XML- und ZUGFeRD-Dateien lesen kann. Drittens: Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung über das Format, das in deren System am reibungslosesten läuft.
Und testen Sie den Versand, bevor er Pflicht wird. Eine erste E-Rechnung an einen kooperativen Stammkunden zeigt binnen einer Stunde, ob Stammdaten, Steuernummer und Leistungsbeschreibung sauber im Format landen. Diesen Test möchte niemand am 2. Januar unter Zeitdruck machen.