Geschäftskonto wechseln: was ohne gesetzliche Wechselhilfe zu tun ist
Beim privaten Girokonto nimmt einem das Gesetz die Arbeit ab. Beim Geschäftskonto nicht: Die Kontowechselhilfe nach dem Zahlungskontengesetz gilt ausdrücklich nur für Verbraucher. Unternehmen müssen den Umzug selbst organisieren – und dabei an Stellen denken, die ein Privatkonto gar nicht hat.
Warum der Wechsel aufwendiger ist als beim Privatkonto
Das Zahlungskontengesetz richtet sich an Verbraucher. Unternehmen, Freiberufler in ihrer beruflichen Tätigkeit und Gesellschaften fallen nicht darunter – die fünf Geschäftstage, die Datenliste und die Pflicht zur Information der Zahlungspartner gelten für sie nicht.
Hinzu kommt, dass ein Geschäftskonto Verbindungen hat, die ein Privatkonto nicht kennt: Zahlungsdienstleister für den Onlineshop, Buchhaltungssoftware mit Bankanbindung, Lastschriftmandate eigener Kunden, Faktoring, Leasing, Löhne und die Einzugsermächtigung des Finanzamts.
Der Wechsel ist deshalb kein Formular, sondern ein Projekt von wenigen Stunden verteilter Arbeit – planbar, wenn die Reihenfolge stimmt.
Die Reihenfolge, die funktioniert
Vom Eröffnen bis zum Kündigen, mit den Abhängigkeiten dazwischen:
- 1Neues Konto eröffnen und freischalten lassen
Inklusive Legitimation aller Vertretungsberechtigten und wirtschaftlich Berechtigten. Bei Gesellschaften dauert das länger als bei Einzelunternehmen; planen Sie eine bis drei Wochen ein.
- 2Buchhaltung anbinden und Eröffnungssaldo sauber setzen
Neues Konto im Buchhaltungssystem anlegen, Bankverbindung einrichten, Abgleich testen. Der Umstellungszeitpunkt sollte auf einen Monatsersten fallen – das erspart eine geteilte Periode im Jahresabschluss.
- 3Eingehende Zahlungen umstellen
Neue IBAN in Rechnungsvorlagen, Angeboten, Verträgen, Website, E-Mail-Signatur und Zahlungsanbietern. Kunden mit Dauerauftrag schriftlich informieren.
- 4Ausgehende Zahlungen umstellen
Lieferanten, Miete, Versicherungen, Leasing, Software-Abos, Löhne und Sozialversicherung. Arbeiten Sie die letzten zwölf Monate Kontoauszüge durch, nicht die Erinnerung.
- 5Finanzamt und Sozialversicherung gesondert ändern
Die Einzugsermächtigung des Finanzamts läuft nicht über die Bank, sondern über ein eigenes Formular beziehungsweise über Ihr ELSTER-Konto. Ändern Sie sie mindestens vier Wochen vor der nächsten Voranmeldung.
- 6Eigene Lastschriftmandate umstellen
Wenn Sie selbst bei Kunden einziehen, prüfen Sie, ob die Gläubiger-Identifikationsnummer bestehen bleibt. Sie ist an Ihr Unternehmen gebunden, nicht an die Bank – der Kontowechsel allein macht sie nicht ungültig. Erteilte Mandate bleiben wirksam; die neue Kontoverbindung ist den Zahlungspflichtigen aber vor dem nächsten Einzug anzukündigen.
- 7Drei Monate parallel laufen lassen, dann kündigen
Erst wenn ein vollständiger Quartalszyklus über das neue Konto lief, ist die Liste sicher vollständig. Vorher Saldo ausgleichen und Kontokorrentkredit zurückführen.
Die Stolperstellen im Einzelnen
Vier Punkte verursachen in der Praxis fast alle Probleme:
| Stolperstelle | Folge | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Finanzamt-Einzugsermächtigung vergessen | Säumniszuschläge, Rücklastschriftkosten | vier Wochen vorher über ELSTER ändern |
| Kunden ziehen weiter auf altes Konto | unklare Zuordnung, Mahnungen an zahlende Kunden | altes Konto drei Monate offen halten |
| Zahlungsdienstleister nicht umgestellt | Auszahlungen laufen ins alte Konto | im Händlerkonto ändern, Testauszahlung |
| Jahreszahlungen übersehen | geplatzte Versicherungs- oder Kammerbeiträge | zwölf Monate Auszüge durchsehen |
Was mit der Gläubiger-Identifikationsnummer passiert
Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird von der Deutschen Bundesbank vergeben und identifiziert Sie als Lastschrifteinreicher – unabhängig davon, bei welcher Bank Sie einreichen. Ein Kontowechsel ändert daran nichts, und bestehende Mandate bleiben gültig.
Was sich ändert, ist die Kontoverbindung, auf die eingezogen wird. Die Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen – die Pre-Notification – muss die neuen Angaben enthalten, und die Einreichungsfristen Ihrer neuen Bank können abweichen.
Ändert sich dagegen die Rechtsform oder die Firma, ist das ein anderer Fall: Dann sind neue Mandate einzuholen, weil der Gläubiger ein anderer ist.
Wann ein Wechsel überhaupt lohnt
Nicht jeder Preisunterschied rechtfertigt den Aufwand. Rechnen Sie Ihre tatsächlichen Buchungsposten, Kartenanzahl und Fremdwährungsumsätze gegen das neue Preisverzeichnis – und ziehen Sie mindestens einen halben Arbeitstag für die Umstellung ab.
Klar lohnend ist der Wechsel bei drei Konstellationen: fehlende Buchhaltungsanbindung, die jeden Monat Handarbeit kostet; ein Buchungspostenmodell, das bei gewachsenem Volumen nicht mehr passt; oder ein Anbieter, der für Ihre Rechtsform keine Unterkonten oder keine Zusatzkarten anbietet.
Weniger lohnend ist er allein wegen einer niedrigeren Grundgebühr. Bei 40 Buchungen im Monat entscheidet der Postenpreis, nicht der Grundpreis – und ein Wechsel, der im Folgejahr rückgängig gemacht wird, kostet doppelt.